Xin lại hồ sơ (CV gốc) đã nộp cho Nyukan｜Thực tập sinh thì xin ở OTIT
Cách xin lại hồ sơ (CV gốc) đã nộp cho Nyukan｜Thực tập sinh thì xin ở OTIT
(tùy visa khi sang Nhật)
(mỗi lần yêu cầu)
(OTIT lâu hơn một chút)
Bạn muốn xin lại hồ sơ (lấy lại CV gốc) đã nộp cho Nyukan trước đây? Nhiều người nói với chúng tôi: “Tôi không nhớ CV cũ đã ghi gì.” Hoặc: “CV thời thực tập sinh do công ty phái cử làm, tôi không biết nội dung.”
Nyukan【入管 – Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản】 lưu giữ hồ sơ bạn đã nộp. Khi xét hồ sơ mới, họ có thể đối chiếu với hồ sơ cũ. Bạn có thể xin lại hồ sơ cũ bằng thủ tục 保有個人情報開示請求【Hoyu kojin joho kaiji seikyu – yêu cầu cơ quan nhà nước công khai thông tin cá nhân của chính mình mà cơ quan đó đang lưu giữ】. Bài viết này giải thích: yêu cầu ở đâu, cần kiểm tra gì, và nếu có mâu thuẫn thì làm thế nào.
Mục lục
Vì sao hồ sơ cũ có thể gây rắc rối?
Nyukan lưu giữ hồ sơ của các lần xin COE (在留資格認定証明書), chuyển đổi visa và gia hạn visa. Nếu học vấn, kinh nghiệm làm việc hay thông tin gia đình trong hồ sơ mới khác với hồ sơ cũ, Nyukan sẽ xem xét “thông tin nào là thật”. Nếu không giải thích được, bạn có thể bị từ chối. Bạn còn có thể bị nghi ngờ khai gian.
Những người cần đặc biệt chú ý
- CV thời thực tập sinh do công ty phái cử làm, bạn chưa tự kiểm tra nội dung
- Bạn đang muốn chuyển từ thực tập sinh hoặc Kỹ năng đặc định sang visa Kỹ sư
- Bạn đã về nước và muốn sang Nhật lại bằng visa khác
- Bạn đã đổi việc nhiều lần và không nhớ đã khai kinh nghiệm thế nào
HO THE CUONG行政書士
Anh Cường lưu ý
Đừng nghĩ “chuyện lâu rồi, Nyukan không xem đâu”. Hồ sơ cũ vẫn còn lưu. Khi xét duyệt, Nyukan có thể đối chiếu. Kiểm tra trước vẫn an toàn hơn là khai theo trí nhớ.
Xin lại hồ sơ ở đâu? Tùy visa khi sang Nhật
Nơi yêu cầu phụ thuộc vào việc CV của bạn đã được nộp cho ai.
CV đã nộp cho ai thì yêu cầu nơi đó.
Người sang Nhật bằng visa Kỹ sư hoặc visa lao động khác
Khi xin COE, CV và giấy tờ về học vấn, kinh nghiệm đã được nộp cho Nyukan. Vì vậy, bạn làm thủ tục 保有個人情報開示請求 với Nyukan. Nơi nộp là Cục Nyukan địa phương nơi bạn đã nộp hồ sơ. Nếu bạn làm thủ tục ở chi cục (出張所 – Shucchosho), hãy nộp cho Cục quản lý chi cục đó.
Người sang Nhật là thực tập sinh kỹ năng
Với thực tập sinh, công ty tiếp nhận và nghiệp đoàn (監理団体 – Kanri dantai) trước tiên phải xin 技能実習計画の認定【Gino jisshu keikaku no nintei – duyệt kế hoạch thực tập kỹ năng】 tại OTIT【外国人技能実習機構 – Tổ chức Thực tập sinh Kỹ năng Nước ngoài, pháp nhân được nhà nước Nhật cho phép thành lập để quản lý chế độ thực tập sinh】. Lúc này, “CV của thực tập sinh” (mẫu tham khảo số 1-3) được nộp cho OTIT. Sau đó, hồ sơ xin COE cũng được nộp cho Nyukan. Nhưng trong đó có thể không có CV. Vì vậy, nếu bạn là thực tập sinh và muốn xin lại CV, hãy yêu cầu OTIT.
Thủ tục cơ bản để xin lại hồ sơ (nếu tự làm)
Bạn có thể tự làm thủ tục 保有個人情報開示請求. Tóm tắt như sau.
Cách nộp và giấy tờ khi xin lại hồ sơ
| Nyukan (Cục địa phương) | OTIT | |
|---|---|---|
| Cách nộp | Nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện | Nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện (quầy bảo vệ thông tin cá nhân) |
| Lệ phí | 300 yên/lần yêu cầu (tem thuế 収入印紙 – Shunyu inshi) | 300 yên/lần yêu cầu (tiền mặt, chuyển khoản…) |
| Nếu gửi bưu điện | Cần bản sao giấy tờ tùy thân và 住民票【Juminhyo – giấy chứng nhận cư trú do tòa thị chính (市役所・区役所) cấp】 cấp trong vòng 30 ngày | |
| Nhờ người đại diện | Được. Cần giấy ủy quyền (委任状 – Ininjo) làm trong vòng 30 ngày. Có 2 cách: đóng con dấu đã đăng ký (実印 – Jitsuin) kèm giấy chứng nhận con dấu (印鑑登録証明書 – Inkan toroku shomeisho), hoặc ký tên kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền | |
Xin lại hồ sơ mất bao lâu?
| Nyukan (Cục địa phương) | OTIT | |
|---|---|---|
| Thời hạn theo luật | Theo luật (Điều 83, Luật Bảo vệ thông tin cá nhân), cơ quan phải quyết định có công khai hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu. Thời hạn này có thể được gia hạn | |
| Sau khi có quyết định | Gửi kèm phong bì trả lời (レターパック hoặc phong bì đã dán tem) khi nộp yêu cầu. Sau khi có quyết định, bản sao hồ sơ sẽ được gửi về | ① Nhận 開示決定通知書【Kaiji kettei tsuchisho – thông báo quyết định công khai】 → ② Điền 開示の実施方法等申出書【Kaiji no jisshi hoho to moshidesho – đơn chọn cách nhận hồ sơ】 và gửi lại bằng bưu điện (trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận thông báo) → ③ Nhận bản sao hồ sơ (nếu nhận qua bưu điện, cần tem 460 yên) |
| Thời gian thực tế | Nếu hồ sơ không thiếu sót, khoảng 2–3 tuần từ khi Nyukan tiếp nhận | Cần thêm bước nhận thông báo và gửi đơn, nên lâu hơn Nyukan một chút |
※Thời gian thực tế dựa trên kinh nghiệm của văn phòng, có thể thay đổi tùy thời điểm và nội dung. Điều kiện chi tiết có thể khác nhau giữa các cơ quan. Hãy kiểm tra hướng dẫn mới nhất trước khi nộp.
HO THE CUONG行政書士
Anh Cường lưu ý
Nếu bạn đã về Việt Nam, bạn không có 住民票 (Juminhyo) ở Nhật. Vì vậy, rất khó tự gửi yêu cầu qua bưu điện. Trong trường hợp này, bạn có thể ủy quyền cho người đại diện ở Nhật.
Cần kiểm tra gì sau khi xin lại hồ sơ?
Xin lại hồ sơ chưa phải là xong. Hãy đối chiếu từng mục với hồ sơ bạn sắp nộp.
- Họ tên (cách viết) và ngày sinh: có khớp với hộ chiếu không
- Học vấn: tên trường, năm tháng nhập học và tốt nghiệp, chuyên ngành
- Kinh nghiệm làm việc: tên công ty, thời gian làm, nội dung công việc
- Tiếng Nhật và chứng chỉ: tên kỳ thi, cấp độ, năm tháng đạt
- Gia đình: có vợ/chồng, con hay không; họ tên và ngày sinh của người thân
- Lịch sử sang Nhật và cư trú trước đây
- Với thực tập sinh: công việc đã làm trước khi sang Nhật
Mẹo khi đối chiếu
Đừng bỏ sót những chỗ lệch năm tháng (ví dụ năm tốt nghiệp lệch 1 năm) hay cách viết tên công ty khác nhau. Dù khác biệt nhỏ, hãy chắc chắn bạn giải thích được lý do.
Các trường hợp thường gặp
※Đây là ví dụ để minh họa.
Trường hợp 1Cựu thực tập sinh muốn chuyển sang visa Kỹ sư
CV thời thực tập sinh do công ty phái cử làm. Bạn đã tốt nghiệp đại học, nhưng không biết CV cũ ghi gì. Hãy yêu cầu OTIT công khai hồ sơ và kiểm tra nội dung. Sau khi chắc chắn phần học vấn không mâu thuẫn, mới nộp hồ sơ chuyển đổi visa.
Trường hợp 2Đã về nước, muốn sang Nhật lại bằng visa khác
Bạn đang sống ở Việt Nam nên không có 住民票 (Juminhyo). Bạn không thể tự gửi yêu cầu qua bưu điện. Người đại diện sẽ yêu cầu thay bạn. Sau khi kiểm tra nội dung đã khai trước đây, hồ sơ xin COE mới sẽ được chuẩn bị.
Trường hợp 3Người có visa Kỹ sư đã đổi việc nhiều lần, chuẩn bị gia hạn hoặc chuyển đổi
Bạn không nhớ đã khai kinh nghiệm thế nào khi xin COE lần đầu hoặc khi chuyển đổi visa trước đây. Hãy yêu cầu Nyukan công khai hồ sơ. Sau đó làm cho nội dung lần này thống nhất với những gì đã khai.
Nếu phát hiện mâu thuẫn thì làm gì?
Điều tuyệt đối không nên làm
Khai thêm thông tin sai sự thật trong hồ sơ mới để che giấu mâu thuẫn. Vấn đề sẽ còn nghiêm trọng hơn.
Phát hiện mâu thuẫn không có nghĩa là hết hy vọng. Hãy sắp xếp lại lý do: ai đã làm CV, hoàn cảnh lúc đó thế nào. Sau đó, có cách nộp hồ sơ kèm văn bản giải thích dựa trên sự thật. Tuy nhiên, cần giải thích đến mức nào và cần giấy tờ gì để chứng minh thì mỗi trường hợp rất khác nhau. Đừng tự quyết định. Hãy hỏi chuyên gia trước khi nộp hồ sơ.
HO THE CUONG行政書士
Anh Cường lưu ý
Ai cũng có thể xin lại hồ sơ. Điều quan trọng là đọc hiểu nội dung và làm hồ sơ mới không mâu thuẫn. Văn phòng chúng tôi hỗ trợ trọn gói: từ yêu cầu công khai, đối chiếu, đến nộp hồ sơ tiếp theo.
Dịch vụ xin lại hồ sơ và chi phí
- Yêu cầu công khai thay bạn: xác định cần yêu cầu ở đâu, hồ sơ nào, rồi làm thủ tục với tư cách người đại diện.
- Đối chiếu nội dung: so sánh từng mục giữa hồ sơ cũ và hồ sơ sắp nộp.
- Nộp hồ sơ tiếp theo: chuẩn bị và nộp hồ sơ chuyển đổi, gia hạn visa, xin COE… với nội dung không mâu thuẫn.
| Dịch vụ | Chi phí (chưa thuế) |
|---|---|
| Yêu cầu công khai hồ sơ (保有個人情報開示請求) | Từ 20.000 yên (tùy nội dung) Thanh toán 50% khi đăng ký, 50% sau khi nhận kết quả ※Chưa gồm lệ phí (tem thuế…), tem bưu điện, phí chuyển phát nhanh |
Lưu ý khi chọn nơi nhờ làm
Nếu có giấy ủy quyền, người thân hoặc người quen cũng có thể yêu cầu thay bạn. Tuy nhiên, theo Luật 行政書士 (Điều 19), chỉ 行政書士 và những người được luật cho phép mới được nhận tiền để làm giấy tờ nộp cho cơ quan nhà nước như đơn yêu cầu công khai. Luật sửa đổi có hiệu lực từ 1/1/2026 đã quy định rõ: dù gọi là “phí thủ tục” hay “phí hỗ trợ”, nếu nhận tiền thì vẫn bị cấm. Trước khi nhờ ai, hãy kiểm tra người đó có phải là 行政書士 không.
Đã dùng dịch vụ xin lại hồ sơ: giảm 10.000 yên cho dịch vụ tiếp theo
Nếu bạn đã dùng dịch vụ yêu cầu công khai của văn phòng, và nhờ chúng tôi làm hồ sơ visa trong vòng 1 năm kể từ khi nhận kết quả, chúng tôi giảm 10.000 yên cho dịch vụ đó.
Ví dụ: chuyển đổi sang visa Kỹ sư (技術・人文知識・国際業務) 80.000 yên → 70.000 yên (chưa thuế)
※Tùy thời điểm, văn phòng có chương trình giảm phần tương đương thuế tiêu dùng. Hãy liên hệ để biết chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Về thủ tục xin lại hồ sơ
Tôi có thể tự yêu cầu công khai hồ sơ không?
Có. Đây là thủ tục chính bạn có thể tự làm. Tuy nhiên, bạn cần xác định nơi yêu cầu và hồ sơ cần lấy. Nếu gửi bưu điện, bạn cần chuẩn bị 住民票 (Juminhyo). Nếu bạn đã về nước, hoặc không biết dùng hồ sơ cũ thế nào cho lần xin visa tới, hãy liên hệ với chúng tôi.
Tôi đang sống ở Việt Nam, có nhờ được không?
Được. Bạn làm giấy ủy quyền, văn phòng sẽ yêu cầu thay bạn với tư cách người đại diện. Giấy ủy quyền phải được làm trong vòng 30 ngày trước khi nộp yêu cầu. Chúng tôi sẽ hướng dẫn giấy tờ cần thiết khi bạn đăng ký.
Mất bao lâu thì nhận được hồ sơ?
Với Nyukan, nếu không có thiếu sót, thường khoảng 2–3 tuần từ khi tiếp nhận. Với OTIT, sau khi có quyết định, bạn còn phải nhận 開示決定通知書 và gửi 開示の実施方法等申出書, nên lâu hơn Nyukan một chút. Nếu bạn sắp nộp hồ sơ visa, hãy liên hệ sớm.
Về hồ sơ nhận được
Tôi từng là thực tập sinh, nên yêu cầu Nyukan hay OTIT?
Nếu bạn cần CV thời thực tập sinh, hãy yêu cầu OTIT. CV đã được nộp cho OTIT khi xin duyệt kế hoạch thực tập. Hồ sơ xin COE nộp cho Nyukan có thể không có CV.
Có thể yêu cầu hồ sơ từ bao nhiêu năm trước?
Thời gian lưu giữ khác nhau tùy cơ quan và loại hồ sơ. Hồ sơ đã quá thời hạn lưu giữ có thể không còn. Hãy cho chúng tôi biết bạn đã làm thủ tục gì, khi nào, ở đâu. Chúng tôi sẽ kiểm tra khả năng yêu cầu được.
Hồ sơ nhận được có bị bôi đen một phần không?
Có thể. Những phần chứa thông tin mà luật cho phép không công khai, ví dụ thông tin của người khác, có thể bị bôi đen.
Về việc nhờ người làm
Nhờ người không phải là 行政書士 có được không?
Người thân hoặc người quen làm đại diện miễn phí thì không có vấn đề. Nhưng nhận tiền để làm giấy tờ như đơn yêu cầu thì chỉ 行政書士 và những người được luật cho phép mới được làm (Luật 行政書士, Điều 19). Từ 1/1/2026, luật quy định rõ: dù gọi là “phí thủ tục” hay “phí hỗ trợ”, nếu nhận tiền thì vẫn bị cấm. Để tránh rắc rối, hãy kiểm tra số đăng ký 行政書士 của nơi bạn định nhờ.
Tư vấn miễn phí lần đầu
Bạn lo lắng về nội dung hồ sơ cũ, hoặc muốn sang Nhật lại sau khi về nước? Hãy liên hệ trước khi nộp hồ sơ. Chúng tôi hỗ trợ bằng tiếng Việt.
Bài viết liên quan
HO THE CUONG – chuyên gia 行政書士
行政書士【Gyoseishoshi – chuyên gia pháp lý về thủ tục hành chính được nhà nước Nhật Bản cấp phép, khác với luật sư (弁護士)】 (thường bị gọi nhầm là “luật sư hành chính”). Đại diện Văn phòng HO行政書士事務所 (quận Nagata, Kobe). Thành viên Hội 行政書士 tỉnh Hyogo, số đăng ký 23300677. Tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関). Người Việt Nam, chuyên về thủ tục visa và cư trú cho người Việt tại Nhật. Hỗ trợ bằng tiếng Việt và tiếng Nhật.
Nguồn tham khảo
- 出入国在留管理庁「地方出入国在留管理官署が保有する個人情報の開示請求について」
- 外国人技能実習機構「個人情報保護制度」
- 出入国在留管理庁「技能実習 参考様式一覧」(技能実習生の履歴書 参考様式第1-3号)
- 個人情報保護委員会「開示決定等の期限に関するQ&A」(個人情報の保護に関する法律 第83条)
- 外国人技能実習機構「保有個人情報開示請求書（様式）」(theo Điều 77 khoản 1, Luật Bảo vệ thông tin cá nhân)
- 国税庁「開示請求等の手続」(gửi đơn chọn cách nhận trong vòng 30 ngày từ khi nhận thông báo)
- 衆議院「行政書士法の一部を改正する法律」(hiệu lực từ 1/1/2026), 総務省「行政書士法の一部を改正する法律の公布について（通知）」
Thông tin cập nhật đến tháng 10/2026.
